2/11の文京区の社会起業フェスタは、200人規模のイベント。そして、プログラムは、シンポジウムに、７つのブースに分かれてのポスター発表に、クロージングセッションに、フリー交流会とてんこ盛り。おまけに、ゲストの一人は区長で、1年間の成果発表会として講座の受講生が発表する。ちょっと考えただけでも、事務局としてはワオーとなっちゃうくらいの感じです。
地域で活動をしていると、その活動の拡大を図るために、色んな人を巻き込む人つの手段としてイベントやワークショップの開催は欠かせません。せっかく開催するのであれば、来ていただいた方に「楽しかった！」「よかった！」と楽しんで頂き、共感を提供する場としたいところ。
しかし、実際には、イベント運営というと、どんな風に運営したらいいのかわからないし、うちにはイベント運営に慣れた人もいないし、とついつい億劫に、かつ大変なことと尻込みしがちになってしまいます。また、世の中に「イベントの設計・運営」を請け負う業者がいるくらい、イベント運営はある意味、ノウハウの塊であり、プロじゃなきゃ大規模イベントの運営は難しいと思われているかもしれません。
そこで、ご紹介したいのが、冒頭の社会起業フェスタ。実は、今回のイベントリーダーは、なんと、エンパブリックインターン生のTさん。地域の活動の生み出し方を勉強したいとインターンをしてくれていますが、イベント運営の経験はゼロ。正直、彼女をイベントリーダーにという案が社内で出たときには、全く不安がなかったわけではありません。しかし、彼女のがんばりのおかげで、別コラムでもお伝えしているように、当日は多くの参加者の方にお越しいただき、熱気あふれるイベントとすることができました。運営的にも大きなトラブルもなく、結果的に大成功のうちに終えることができました！！
それは、なぜか？ それには２つの要素があると思います。
一つめは、その人を信頼して思い切って任せてしまったこと。
中途半端な任せ方、指示を出して動いてもらうようなリーダーの手足的なお任せの仕方であると、いわゆる「スタッフ」で終わってしまいます。しかし、今回は最初から彼女に【リーダー】としてお願いしました。
人は、大変なことを任されると「やばい」と思うからこそ、本気になって取り組むし、こうやったらいいと真剣に考えるもの。それに、主体的にやるからこそのおもしろさもあります。そして、なんといっても成功したときの喜びもひとしお。こんな経験は高校生のころに学園祭の実行委員なんかやっていた人にはお分かりになるはず。現に、Tさんも終了後に、号泣する場面も。「役割を明確にして思い切って任せる」、これが一つの運営のメンバーの生かし方のコツでもあり、イベント成功の要因であったと思います。
二つめは、任せる側に、イベントに関するツールとノウハウがあったということ。エンパブリックでは、小さいものをふくめると、年間数えきれないほどのイベントやワークショップを実施しています。進行表やマニュアル、スタッフの配置表や指示マニュアル、細かいことでいえば「いいね！」シールの制作やサイン表示などなど、ストックしているノウハウとツールは数多。
今回も、プログラムに従い何場面も想定して、人の配置から、発表者の舞台上への人の上り降り、マイクの一本まで細かく事前に決めていますが、これも、これまでの経験のつみかさねからのノウハウです。そうした、ノウハウやツールを、さっと彼女に出せたからこそ、任せられたというところもあります。もちろんTさんの能力の高さもありますが、ある意味、ツールとノウハウがあればイベントリーダーは誰でもできるのです。
現在、今週のワークシートとして、イベントマニュアルの肝である、進行管理表をご紹介しています。
進行をスムーズにするための準備、役割分担など、ぜひご参考にしてください！
この感動をもっと広げていきたい！という思いから、
「いいね！楽しかったねと共感を呼び、活動に人を巻き込むイベントを！」「イベント運営は怖くない」をモットーに、エンパブリックに限らず、メンバーの皆様のノウハウやコツ（＆イベントあるある）などをお互いに学び合う「イベント部」を、SNSのコミュニティ「ばづくーるコミュニティ」のグループとして立ち上げました。
イベントの終わったあとの高揚感は、なんともいえないもの（かつてかつての学園祭が終わった時と同じですよね、まさに青春！）。そして、また、がんばろうって思えるんですよね。
ぜひ、みなさんもそんなイベントやってみませんか？
絶賛、部員募集中です！