featured 協力・コミュニケーションのツボ

なぜ宴会の”幹事”を新しい人に任せにくいのだろう?

kannji

歓送迎会・交流会など、宴会やイベントには「幹事」がつきものです。
その「幹事」、やることがたくさんで負担が大きいというイメージがあります。

そして、上手にできる人と、イマイチの人のギャップが案外大きいのも「幹事」の特徴。

・「君に任せた!」と言われて、頑張って幹事をやってみたけど、当日はダメ出しの嵐・・・
・そろそろ幹事を卒業したいけど、ポイントを外す後輩には任せられず、結局自分でやっている・・・

うまくできない「幹事」の会は盛り上がらない。
そして、アドバイスのつもりがつい苦情になってしまい、結局うまくできる人にお願いすることになってしまったり。
幹事上手の人も、楽しんでやっている一方で、負担の多さがストレスになることもある。本当は誰かと一緒にやりたいなぁと思うけど、見込みのある人がいないし、下手に任せて面倒なことになるくらいなら、自分でやった方が早いし。

なぜ、幹事は引き継げないのでしょうか?

それは、「幹事は誰でもできる(はず)」か「幹事=経験値・センス」のどちらかに陥りがちだから。
「幹事」とは、どのような役割か、何が求められるのか、共有する技術が高くない時、幹事は「個人頼みのもの」になってしまいます。

任せられないのは、“求められる内容の基準”が共有できていないから

幹事を慣れない人に頼んだ場合、「センスがない人がやるのが不安」という状況が生じます。

やってもらいたいと思っても、どうもセンスが頼りない。つい、そう思ってしまうのはなぜでしょうか?
それは、一人一人が経験の中で蓄積してきた、細かい優先順位の付け方や気遣いの仕方などのコツを、言語化できておらず、よって共有できていないからなのです。
かつては、会社や地域、親戚の宴会が多数あり、宴会のコツは”自然と”身に付きました。しかし、今の若い世代は慣れていません。

「場所は近いけれど、料理メニューが少なくて、いまいちな店を選んでしまう」
「新人も代表も、みんな同じ料金設定にして、歓迎の気持ちが伝わらない」
「乾杯はあったけど、それしかなかった。最初や最後の締めもなんとなくで終わってしまった」

それは、本当に“センス”の問題なのでしょうか?
●お店を選ぶ時の基準は?
●料金設定の考え方は?
●会の進行の流れはどうやってつくる?
こういったことをしっかりと共有し、基準やルールが決まっていれば、センスに頼らなくてもポイントを外すことはなくなります。

幹事には、12の役割がある!

幹事の仕事をふろうとしても、慣れていない人相手だと、「何をやれば/どうやってもらえばいいのかわからない」という状況が生じます。いろいろとやることは思いつくけど、全部が連動していてどこからどこを切り出していいのかわからない、ということもあるのではないでしょうか。

一般的に、幹事には12の役割があります。もちろん、他の役割の影響を受けるものもありますが、多くは独立して担うことができます。
また、それぞれ性質の違う役割を担っていると自覚することで、他の役割との連携をより意識することができるようにもなります。

◆幹事12の役割◆

  • 統括:会全体の企画・運営を取りまとめる。
  • 連絡:参加者との連絡。お誘いから出欠確認までを担う。
  • 店予約:お店選びからお店の予約、時にはお店との交渉も。二次会のお店取りも
  • 料理:参加者の好みを参考にしつつ、量・質・値段のバランスをとる。
  • 会計:予算立てから回収、お店への支払いまで。
  • 誘導:会場にみんながたどり着けるように、案内する。
  • 司会:始まりから終わりまで、会の進行を担当。
  • 乾杯の挨拶:時には偉い人にお願いすることもあるでしょう。
  • 締めの挨拶:終わり良ければ総て良し?一本締めなどをやることも。
  • 受付:出欠の確認、料金の回収などを行う。
  • 企画:会の趣旨に合わせて、ゲームなどを企画する。
  • テーブルの盛り上げ役:各テーブルでうまく話せない人をフォローすることも。

幹事の”役割”と”求められる内容”をまとめよう

あなたの会社で、組織で、チームで、宴会や交流会などを行う時、メンバーは何を求めているのか? どういう会が好きなのか?を言語化してみましょう。また、新しい人に一人で任せるのが不安なら12の役割から役割分担を考えてみましょう。

次の宴会から、ぜひ新しい人がチームで幹事ができるように!
そこですぐに使える「幹事の仕事ワークシート」を、提供しています。 > こちら

About the author

広石 拓司 (empublic)

広石 拓司 (empublic)

エンパブリック代表
社会起業家の育成に携わる中で、新しいことを始めるには、多様な人たちが出会い、仲間となる場づくりが大切だと考え、2008年エンパブリック創業。地域やビジネスの現場で、本当に使える場づくりの技術を、多くの人たちが使いこなせるプラットフォームづくりに取り組む。慶應義塾大学総合政策学部、立教大学経営学部・大学院21世紀社会デザイン研究科の非常勤講師なども務める。

ツールバーへスキップ