コラム

ワークシートを使ってミーティングを効果的なものにしよう!

ワークシートは、自分の考えを整理するために使うもの。
しかし、それだけでなく、ミーティングや打ち合わせの質を高めるためにも活用できます。

専門や経験の異なるメンバーが話し合う時、話がかみ合わなくなってしあうのは、同じテーマであっても、どのような項目を、どのように結び付けて考えるのか、どのように優先順位を付けるのかという「思考の枠」が異なっていることが理由の場合が多いのです。

経験の少ない人は考えるべき項目を見落としていたり、色々なことを考えていても整理できていない場合が少なくありません。また、複数の人が集まっていると、ある人が重視している項目を他の人が見落としていることもあります。

そんな時、「考え方の枠組みを見える化」しているワークシートを使うと、次のような効果が生まれます。

  • 結論を出すために、何を考えなければいけないか、全体の枠組みを共有して話を進めることができる
  • 参加者それぞれが、自分はどこがわかっていて、どこが明確でないのか自覚して話ができる
  • 項目の関係性、重みづけを確認しながら話し合うことができる
  • 今、話し合っていることの全体での位置づけを確認しながら進めることができる

難しい議題のミーティングほど、ワークシートは活きてきます。
次のように進めてはどうでしょうか?

  1. [準備] 議題について、結論を出すために必要な要素をあげる
  2. [準備] 必要な要素の間の関係性を整理し、ワークシートを作成する
  3. [当日] 参加者に議題の結論を出すための道筋を、ワークシートを使って説明する
  4. [当日] ワークシートの項目に沿って話をしていく。参加者は自分のワークシートに記入しながら議論に参加することで、整理しながら話し合いに参加できる
  5. [当日] 話し合いの途中途中で、ワークシートを使って全体を俯瞰して見直す

議論が迷走しないように、ワークシートをご活用ください!

 

ばづくーる掲載のシートを使ったミーティングの例

○自主的な活動に、それぞれが何を期待し、どのように参加するのか共有することで、それぞれの参加や役割を確認し、運営方法を定めるミーティング

自主的な活動(地域活動、サークル、自主勉強会、ボランティアなど)の場合、参加者によって割ける時間も、活動に期待することも違っています。参加者の間で、活動への考えが同じところと違うところを事前に共有しておくと、お互いの良さを活かして運営でき、かつ、活動が始まってから「なぜ、同じようにしないんだ」というストレスをお互いに感じないで運営することができます。

【活用できるシート】コミュニティ・デザイン・シート

イベントのチラシの掲載内容を考えることは、イベントの広報戦略を考えることでもあります。
チラシで掲載する文字の大きさを、大・中・小と区別し、大=イベントの対象者の関心あるキーワード、中:=対象者が参加すべき理由、参加に必要な情報、を運営メンバーで議論するミーティングを行うことで、イベントの広報ポイントは何か、共有することができます。そうすると、チラシができた後も、メンバーが自分が携わったチラシであることから、より自主的にチラシを配布し、効果的に説明することもできるようになります。

【活用できるシート】 チラシづくりシート

○イベントのふりかえりの質を高めることで、イベントをチーム力の向上につなげる、ふりかえりミーティング

イベントの準備、実行で力尽きてしまい、終了後の「ふりかえり」をしっかりできていない場合も少なくありません。イベントは運営メンバーにとって、企画、段取り、役割分担、お互いの個性の理解の貴重な機会です。内容だけでなく、運営についても、良かった点と改善すべき点を話し合う「ふりかえり」を行うことで、チーム力の向上につなげていきましょう。

【活用できるシート】 次につなげる!イベントふりかえりシート

この他にも、ワークシートを使うことで、ミーティングをより一層効果的にすることができます!
ぜひワークシートをミーティングで、ご活用ください。

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運営事務局 株式会社エンパブリック

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