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宴会幹事シートを使って、新しい人に任せてみよう!

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幹事の役割と水準を共有して、「チーム」で進めよう!

宴会をつくる、というのは大変なことではありますが、普段やれないことに挑戦できる機会でもあります。
また、いろんな役割があるからこそ、自分とは違うできることを持った人と協力し合うことができます。
“幹事”という役割の中でつながりが生まれ、新しい世代が仲良くなっていくこともできます。

そんな「幹事チーム」をつくるときに大切なポイントをまとめたのが、下記のシート。

幹事の役割を細分化し、それぞれに求められる内容と、その水準を確認し合うことができ、このシートがみんなでつくるための共有基盤となります。

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こだわりポイントから、チェック表をつくろう!
~タイムスケジュール・準備チェックリスト・お店チェックリスト・精算表

さらに、どんなに準備しても、当日バタバタしていたら楽しむこともできません。大切にしたい運営のポイントを実行するために、下記の4つの項目に落とし込むと、実際に担当の仕事を進めるときも安心です。困ったときにすぐ戻って確認することができます。

タイムスケジュール:当日の進行の流れをまとめておくと、安心して臨めます。
準備物リスト:会の運営に必要なものをリストアップしておくと、忘れ物も減ります。
お店チェック:お店を予約するときのポイントを決めておくと、交渉もしやすくなります。
会計管理:できるだけその場で精算が終わるようにすると、面倒がなくなります。

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「みんなで」つくるから、もっとできる!感じのいい幹事になろう!

「みんなで」つくると、みんなが「自分の場所」だと思い、大切にしたいと思う心が生まれるかもしれません。
みんなの力を活かしながら進めていくことで、これまでできなかった仕掛けや気遣いができるようになるかもしれません。

この春、「幹事」を任されたら、、、
ぜひ、「幹事がつくる」のではなく、「みんなでつくる」。そのとりまとめをする役割に徹してみてください。
「幹事」という役割をいつもとは違った視点で楽しめるようになり、メンバーのことも違った視点で見ることができるようになるかもしれません。

みんなでワクワク、楽しい会をつくり出しましょう!

 

ワークシート「歓送迎会・宴会・交流会 幹事チームの確認・役割分担シート」のPDF版ダウンロード

※ダウンロードはラボ・メンバーのみとなります。

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