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全員参加型イベント・スタッフ進行表

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2015年2月11日に開催された社会起業フェスタでは、第1部がシンポジウム、第2部が20組の社会起業講座の受講生や登録プロジェクトの担い手によるプレゼンとブースセッションが行われました。イベントの様子はこちら(文京ソーシャルイノベーションプラットフォーム)をご覧ください。

このイベントの特徴は、会場に集う180名が全員参加型で進めていくこと。一般参加者も「地域で何かしたい」という思いを持つ方たちなので、参加者が聴く立場となるシンポジウムだけでなく、自分の興味ある受講生の企画やプロジェクトのブースに参加し、積極的に意見交換を行っていました。

登壇者やコンテンツがある程度読めるシンポジウムと比較し、多数の登壇者や関係者が関わり、かつブースに分かれて実施されるため、進行管理はより複雑なものになります。多用な立場の人が集うため、事前打ち合わせにも限界があります。

そこで、当日、集まった関係者が、当日の進行、時間の流れ、自分の役割を理解し、共通意識をもって臨めるように工夫されたのが、このスタッフ進行表です。当日、スタッフ用マニュアル、場面毎の舞台設定と共に配布され活用されましたが、核となるのは、この進行表です。

この進行表は、イベントのねらいから、次のような特徴があります。

  • 各担当者が、自分の一日の役割と流れを確認できる
  • 時間毎に、他のスタッフが何をしているのか、一覧できる
  • 色分けによって、準備、受付、登壇、舞台周り、会場運営などに携わるスタッフがわかる

また、運営者は進行表をつくる過程で、当日の様子を何度もシミュレーションできる効果があり、当日の様子を俯瞰的に眺めることも可能になるのです。

 

★画像ファイル版スタッフ進行表
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★エクセル版スタッフ進行表

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